Co z zaległymi pensjami w restrukturyzacji firmy?

Najkrócej: restrukturyzacja firmy nie powoduje, że zaległe pensje automatycznie trafiają do układu i mogą być spłacane jak zwykłe faktury handlowe. Roszczenia ze stosunku pracy są traktowane szczególnie. Co do zasady układ ich nie obejmuje, chyba że pracownik jako wierzyciel wyrazi zgodę na objęcie konkretnej wierzytelności układem.

Dla zarządu najważniejszy jest podział na trzy koszyki. Pierwszy to zaległości sprzed właściwej daty granicznej: dnia układowego w postępowaniu o zatwierdzenie układu albo dnia otwarcia postępowania w trybach sądowych. Drugi to bieżące wynagrodzenia za pracę wykonywaną później. Trzeci to roszczenia, których nie wolno wrzucać do jednej kategorii bez sprawdzenia podstawy: odprawy, ekwiwalenty urlopowe, premie, nadgodziny, zlecenia, B2B albo spory o rzeczywisty charakter zatrudnienia.

To rozróżnienie nie jest techniczne. Jeżeli firma nie ma pieniędzy na bieżącą listę płac, problem nie dotyczy już tylko historycznego zadłużenia. Dotyczy zdolności do dalszego działania bez tworzenia nowych zaległości wobec pracowników.

Najpierw podziel pensje według daty i podstawy

Pierwsze pytanie nie brzmi: "czy pracownicy wchodzą do układu?". Trzeba zapytać: jakie konkretne roszczenie ma dana osoba, z jakiej umowy wynika, jakiego okresu dotyczy i czy powstało przed czy po właściwej dacie granicznej. Dopiero po tym można ocenić, czy dana kwota może być objęta układem, wymaga zgody pracownika, czy powinna być zapłacona jako bieżący koszt działalności.

W postępowaniu o zatwierdzenie układu punktem odniesienia będzie przede wszystkim dzień układowy. W postępowaniach sądowych zasadnicze znaczenie ma dzień otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego. Sama data wypłaty, zaksięgowania albo wpisu w systemie kadrowym nie wystarcza, jeżeli nie wiadomo, za jaki okres naliczono wynagrodzenie.

Ta tabela ma pomóc wstępnie uporządkować temat, ale nie zastępuje analizy, które długi firmy można objąć układem. Wynagrodzenia trzeba zestawić z innymi zobowiązaniami, ale nie wolno ich automatycznie sprowadzać do tej samej logiki co faktury dostawców.

Praktyczny wniosek: firma powinna przygotować osobną listę roszczeń pracowniczych, a nie jedną zbiorczą pozycję "pracownicy". Bez okresu, podstawy roszczenia, statusu sporu i informacji o zgodzie taka pozycja nie daje zarządowi podstawy do bezpiecznej decyzji.

Zaległości sprzed postępowania nie są zwykłą fakturą

Zaległe wynagrodzenie za okres sprzed dnia układowego albo otwarcia postępowania może wyglądać w księgowości jak historyczny dług. W restrukturyzacji nie wolno jednak poprzestać na takim uproszczeniu. Jeżeli roszczenie wynika ze stosunku pracy, działa szczególna reguła ochronna z art. 151 Prawa restrukturyzacyjnego: układ co do zasady nie obejmuje wierzytelności ze stosunku pracy, chyba że pracownik wyrazi zgodę na objęcie jej układem.

To oznacza, że zaległa pensja nie staje się automatycznie częścią propozycji układowych tylko dlatego, że powstała przed datą graniczną. Nie wystarczy też stwierdzenie, że "wszyscy wierzyciele poczekają". Pracownik nie jest zwykłym kontrahentem finansującym działalność firmy kredytem kupieckim. W praktyce ma zwykle słabszą pozycję negocjacyjną i szczególnie silny interes w terminowym otrzymaniu wynagrodzenia.

Przy zaległościach historycznych trzeba ustalić co najmniej:

1. Czy roszczenie wynika ze stosunku pracy.
2. Za jaki miesiąc, okres rozliczeniowy albo świadczenie naliczono kwotę.
3. Czy kwota jest bezsporna, czy pracownik kwestionuje jej wysokość.
4. Czy roszczenie dotyczy pensji, premii, nadgodzin, ekwiwalentu, odprawy albo innego świadczenia.
5. Czy pracownik nadal jest zatrudniony, czy jest byłym pracownikiem.
6. Czy firma chce zapłacić roszczenie poza układem, czy rozważa objęcie go układem za zgodą pracownika.

Czerwona flaga pojawia się wtedy, gdy zarząd dopisuje zaległe pensje do tej samej grupy co dostawców i zakłada identyczne warunki redukcji, odroczenia albo rat. Taki skrót może zniekształcić spis wierzytelności, propozycje układowe i komunikację z pracownikami.

Bieżące wynagrodzenia trzeba płacić na bieżąco

Restrukturyzacja nie zawiesza obowiązku płacenia wynagrodzeń za pracę wykonywaną po właściwej dacie granicznej. Takie kwoty trzeba traktować jak nowe zobowiązania po otwarciu postępowania albo po dniu układowym, a nie jak kolejną pozycję do odłożenia w układzie. Jeżeli firma nadal działa, przyjmuje zamówienia, obsługuje klientów albo prowadzi produkcję, musi wiedzieć, z czego zapłaci osobom potrzebnym do tej działalności.

Wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym terminie. Przy wynagrodzeniu płatnym raz w miesiącu wypłata następuje z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Restrukturyzacja może wymagać ostrzejszej kontroli płynności, ale nie zmienia tej podstawowej dyscypliny.

Lista płac nie kończy się na kwocie netto przelewanej pracownikowi. W planie płynności trzeba ująć także składki ZUS, zaliczki na PIT, koszty pracodawcy, urlopy, chorobowe, premie wynikające z obowiązujących zasad oraz świadczenia, które realnie staną się wymagalne w najbliższych tygodniach. Jeżeli tygodniowy cash flow ich nie pokazuje, układ może wyglądać poprawnie na saldach historycznych, ale nie odpowiadać na pytanie, czy firma jest w stanie działać jutro.

Dla zarządu praktyczny test jest prosty:

1. Ile wynosi pełny koszt najbliższej listy płac, razem z obciążeniami publicznoprawnymi?
2. Które wpływy są pewne, a które tylko oczekiwane?
3. Czy wypłata wynagrodzeń konkuruje z innymi płatnościami krytycznymi, na przykład czynszem, energią albo materiałami do rentownych zamówień?
4. Czy firma przyjmuje nowe zlecenia, mimo że nie ma finansowania pracy potrzebnej do ich wykonania?
5. Czy opóźnienie pensji jest jednostkowe, czy zaczyna się powtarzać po rozpoczęciu restrukturyzacji?

Najpoważniejsza czerwona flaga to finansowanie bieżącej działalności przez dokładanie nowych zaległości wobec pracowników. Jeżeli po rozpoczęciu restrukturyzacji firma nie płaci nowych pensji, problemem nie jest tylko zakres układu. Trzeba wrócić do skali działalności, rentowności zamówień i realnego źródła gotówki.

Kiedy zaległa pensja może wejść do układu

Zaległa pensja ze stosunku pracy może zostać objęta układem tylko wtedy, gdy pracownik jako wierzyciel wyrazi na to zgodę. Zgoda nie powinna być traktowana jak ogólny podpis pod hasłem "restrukturyzacja wynagrodzenia". Musi dotyczyć konkretnej wierzytelności i powinna być świadoma z punktu widzenia kwoty, okresu oraz skutków.

W praktyce przyjmuje się ostrożne podejście: zgoda pracownika powinna być bezwarunkowa i nieodwołalna oraz udzielona najpóźniej przed przystąpieniem do głosowania nad układem. Pracownik powinien wiedzieć, czy propozycja oznacza odroczenie płatności, rozłożenie na raty, częściową redukcję, konwersję na inne świadczenie albo inny sposób restrukturyzacji zobowiązania.

Bezpieczna rozmowa z pracownikiem powinna obejmować co najmniej cztery elementy. Po pierwsze, kwotę i okres zaległości. Po drugie, informację, czy roszczenie jest bezsporne. Po trzecie, proponowany harmonogram i sposób spłaty. Po czwarte, wyjaśnienie, jaki skutek ma zgoda na objęcie wierzytelności układem.

Nie należy opierać się na zgodach pracowników, gdy firma nie potrafi pokazać pełnych sald, nie ma środków na bieżące wynagrodzenia, nie przygotowała harmonogramu albo próbuje uzyskać podpis pod presją utraty pracy. W takiej sytuacji najpierw trzeba uporządkować dane i płynność, a dopiero później prowadzić rozmowę o układzie.

Typowy błąd: zarząd zbiera podpisy pod ogólną zgodą na "objęcie restrukturyzacją", ale nie pokazuje pracownikowi, czy chodzi o pensję za konkretny miesiąc, ekwiwalent, premię, odprawę czy sporną kwotę za nadgodziny. Taka komunikacja zwiększa ryzyko sporu i może osłabić wiarygodność całego procesu.

Granice układu wobec pracownika

Układ może przewidywać różne sposoby restrukturyzacji zobowiązań, w tym odroczenie płatności, rozłożenie na raty albo redukcję części długu. To mieści się w logice art. 156 Prawa restrukturyzacyjnego, ale przy wierzytelnościach pracowniczych nie wolno automatycznie kopiować warunków przygotowanych dla banków, leasingodawców albo dostawców. Charakter roszczenia i ochrona pracownika wymagają osobnej oceny.

Szczególnie ważne jest minimalne wynagrodzenie. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto. Minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych wynosi 31,40 zł brutto. To są dwa różne punkty odniesienia: pierwszy dotyczy pracowników, drugi określonych umów cywilnoprawnych. Nie należy ich mieszać przy kwalifikacji roszczeń.

Jeżeli pracownik otrzymywał wynagrodzenie minimalne albo zbliżone do minimalnego, propozycja dotycząca zaległości wymaga szczególnej ostrożności. Układ nie powinien być narzędziem do obchodzenia ochrony wynagrodzenia ani do przerzucania na pracownika ciężaru finansowania dalszej działalności firmy. Sam fakt, że pracownik chce utrzymać miejsce pracy, nie zastępuje jasnej i świadomej zgody na objęcie konkretnej wierzytelności układem.

Przed przedstawieniem propozycji firma powinna odpowiedzieć na trzy pytania:

1. Czy pracownik wyraził zgodę na objęcie konkretnej wierzytelności układem?
2. Czy kwota, okres i podstawa roszczenia są jasne oraz udokumentowane?
3. Czy sposób spłaty nie prowadzi do obejścia ochrony minimalnego wynagrodzenia i nie pogłębia zaległości bieżących?

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niejasna, propozycja wobec pracownika nie powinna być traktowana jak gotowy element układu. Najpierw trzeba poprawić dane, oddzielić część sporną od bezspornej i sprawdzić realne źródło spłaty.

Co przygotować przed rozmową z pracownikami

Rozmowy z pracownikami nie powinny zaczynać się od prośby o podpis. Najpierw zarząd powinien przygotować zestawienie, które pozwala odróżnić stare zaległości od bieżącej listy płac i od roszczeń wymagających dodatkowej kwalifikacji. W przeciwnym razie rozmowa szybko stanie się ogólna, a ogólność jest w tym obszarze ryzykowna.

Minimalna tabela roszczeń pracowniczych powinna zawierać:

• imię i nazwisko albo identyfikator osoby;
• status: pracownik, były pracownik, zleceniobiorca, B2B albo sytuacja sporna;
• podstawę roszczenia: pensja, premia, nadgodziny, ekwiwalent, odprawa, inne świadczenie;
• okres, którego dotyczy kwota;
• kwotę i termin wymagalności;
• informację, czy roszczenie jest bezsporne;
• status zgody na objęcie układem, jeżeli taka zgoda jest rozważana;
• proponowany harmonogram zapłaty albo powód pozostawienia roszczenia poza układem.

Osobno powinna istnieć tabela bieżących wypłat. Powinna pokazywać nie tylko pensje netto, ale też ZUS, PIT, koszty pracodawcy i źródło finansowania najbliższej listy płac. Jeżeli ta druga tabela jest pusta albo oparta na niepewnych wpływach, rozmowa o układzie wobec zaległych pensji może być przedwczesna.

Warto też ostrożnie podejść do Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. FGŚP może mieć znaczenie w określonych sytuacjach niewypłacalności pracodawcy i ochrony roszczeń pracowniczych, ale nie jest prostym zamiennikiem bieżącej wypłaty pensji ani argumentem za odkładaniem listy płac bez planu. Jeżeli firma nadal prowadzi działalność, musi osobno odpowiedzieć na pytanie, jak finansuje pracę wykonywaną teraz.

Czerwona flaga: dokumenty układowe szczegółowo pokazują banki, leasingi i dostawców, a pracownicy pojawiają się dopiero jako jedna zbiorcza kwota. W takim układzie trudno ocenić, które roszczenia pozostają poza układem, które mogą wejść do układu za zgodą, a które są bieżącym kosztem dalszej działalności.

Jak podjąć decyzję krok po kroku

Najbezpieczniejsza kolejność działań jest prosta, ale wymaga dyscypliny. Nie zaczyna się od negocjowania procentu spłaty. Zaczyna się od uporządkowania danych.

1. Ustal właściwą datę graniczną: dzień układowy albo dzień otwarcia postępowania.
2. Podziel wszystkie kwoty według okresu, którego dotyczą.
3. Oddziel roszczenia ze stosunku pracy od zleceń, B2B i sytuacji spornych.
4. Oznacz zaległości historyczne, bieżące wynagrodzenia i świadczenia mieszane.
5. Sprawdź, które kwoty są bezsporne, a które wymagają wyjaśnienia.
6. Przy wierzytelnościach ze stosunku pracy nie zakładaj objęcia układem bez zgody pracownika.
7. Policz pełny koszt najbliższej listy płac razem z obciążeniami.
8. Dopiero wtedy przygotuj komunikację, propozycje i ewentualne dokumenty zgody.

Kiedy warto rozważyć zgodę pracownika na układ? Gdy kwota i okres są jasne, propozycja ma realny harmonogram, bieżące wynagrodzenia są finansowane, a pracownik nie jest proszony o ogólną zgodę bez zrozumienia skutków.

Kiedy nie warto iść tą drogą? Gdy firma nie ma pokrycia na kolejną listę płac, nie zna pełnych sald pracowniczych, miesza różne podstawy zatrudnienia albo próbuje zbudować układ na założeniu, że pracownicy poczekają tak samo jak wszyscy inni wierzyciele. Wtedy najpierw trzeba wrócić do płynności i skali działalności.

Wniosek dla zarządu

Zaległe pensje w restrukturyzacji wymagają osobnego potraktowania. Nie wystarczy powiedzieć, że są starym długiem firmy. Trzeba ustalić, czy wynikają ze stosunku pracy, jakiego okresu dotyczą, czy są bezsporne i czy pracownik zgodził się na objęcie ich układem.

Bieżące wynagrodzenia to inny problem. Jeżeli pracownicy wykonują pracę po dacie granicznej, firma powinna finansować pensje, składki i podatki na bieżąco. Opóźnianie nowych wynagrodzeń po rozpoczęciu restrukturyzacji jest sygnałem, że sam układ dotyczący historycznych długów może nie wystarczyć.

Praktyczny porządek jest więc następujący: najpierw podział dat i podstaw roszczeń, potem kwalifikacja prawna, następnie zgody pracowników i dopiero na końcu propozycje układowe. Jeżeli firma nie potrafi równolegle zabezpieczyć bieżącej listy płac, powinna najpierw wrócić do cash flow, rentowności zamówień i realnej skali dalszego działania.